樣品管理是貫穿于檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)整個(gè)管理體系的重要內(nèi)容。加強(qiáng)樣品管理對(duì)提高檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的建設(shè)和管理水平具有重要的意義。

1.樣品管理的目的

對(duì)樣品的接收、制備、保管和處理等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施有效的質(zhì)量控制, 保證樣品的代表性、有效性和完整性。

2.樣品管理員的要求

(1) 負(fù)責(zé)樣品的入庫(kù)、制備、發(fā)放、儲(chǔ)存、整理和過期清理等工作。

(2) 應(yīng)當(dāng)熟悉檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的承檢能力、樣品的特性和制備規(guī)程, 嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程制樣、管理樣品, 并做好相關(guān)記錄。

(3) 熟練使用制樣設(shè)備, 負(fù)責(zé)所用設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)、送檢。

(4) 負(fù)責(zé)樣品室溫度、濕度、通風(fēng)等環(huán)境條件的控制, 按樣品性質(zhì)合理選擇存放方式, 盡力保持樣品性質(zhì)不變。

(5) 監(jiān)督領(lǐng)取、還樣人員認(rèn)真、客觀填寫樣品領(lǐng)用和返還記錄。

(6) 保持樣品庫(kù)及相關(guān)設(shè)備清潔、整齊, 保持樣品擺放有序。

(7) 做好防火、防盜及樣品安全、保密工作。

(8) 負(fù)責(zé)過期樣品清理的申報(bào)及審批后的過期樣品清理工作。

3.樣品的接受

(1) 一切來(lái)樣均由業(yè)務(wù)辦公室負(fù)責(zé)辦理接收手續(xù)。

(2) 樣品抵達(dá)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)后, 應(yīng)立即辦理入庫(kù)手續(xù)。抽樣人員與樣品管理員一起檢查樣品及樣品包裝、簽封標(biāo)志是否完好, 檢查樣品規(guī)格型號(hào)、批號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)單位是否與抽樣單一致, 有無(wú)損壞、污染, 是否已過保質(zhì)期等情況。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)做好記錄, 提出處理意見, 報(bào)業(yè)務(wù)辦公室領(lǐng)導(dǎo)解決。

(3) 當(dāng)有客戶委托檢測(cè)樣品時(shí), 由業(yè)務(wù)辦公室管理人員與客戶接洽, 要了解需檢測(cè)的項(xiàng)目, 檢測(cè)的方法等, 當(dāng)確認(rèn)可以承接時(shí), 業(yè)務(wù)辦公室管理人員與客戶應(yīng)當(dāng)面查驗(yàn)樣品狀況, 核查樣品的數(shù)量、送樣量是否滿足檢測(cè)的要求, 指導(dǎo)委托方按規(guī)定填寫“檢驗(yàn)委托單”, 擬定取報(bào)告日期, 必要時(shí)可了解樣品性質(zhì)、保存條件、生產(chǎn)工藝等以利檢測(cè)。特殊要求應(yīng)在備注欄內(nèi)填寫清楚。最后由收、送樣人核對(duì)簽字。

4.樣品的標(biāo)識(shí)

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)使每個(gè)樣品均有可溯源的唯一標(biāo)識(shí)。當(dāng)樣品接收后, 應(yīng)當(dāng)及時(shí)加貼樣品標(biāo)識(shí), 并保證在整個(gè)流轉(zhuǎn)期間標(biāo)識(shí)的完整性, 確保樣品不重號(hào)、不錯(cuò)號(hào)、不混淆。

5.樣品的入庫(kù)

(1) 收樣人員應(yīng)及時(shí)通知樣品管理員將辦理好登記手續(xù)的樣品轉(zhuǎn)入樣品室。

(2) 樣品應(yīng)逐份登記建帳, 做到帳、物相符, 按照檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的樣品編號(hào)規(guī)則對(duì)樣品進(jìn)行編號(hào), 一樣一號(hào);正、副樣應(yīng)分區(qū)存放, 不同類別 (如食品類、飼料類) 的樣品應(yīng)分架擺放, 按編號(hào)順序排列整齊。農(nóng)藥等有毒有害易揮發(fā)樣品應(yīng)單獨(dú)存放。

(3) 樣品室應(yīng)采取措施防霉、防蟲、防污染、防變質(zhì)、防丟失。需要冷藏、冷凍、避光、密封、隔離保存的樣品一定要采取相應(yīng)的保存措施, 應(yīng)配備空調(diào)、冰箱等設(shè)施, 樣品冷藏柜和電冰箱應(yīng)分區(qū)專用, 并經(jīng)常查看樣品, 發(fā)現(xiàn)問題及早處理。

(4) 樣品庫(kù)應(yīng)清潔、整齊、干燥, 有安全設(shè)施。非樣品管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入樣品庫(kù)。

6.制樣

(1) 樣品管理員嚴(yán)格按照樣品性質(zhì)和檢測(cè)規(guī)范的要求及時(shí)制備樣品。

(2) 選擇制樣工具和方法, 遵守制備程序, 不得隨意更改簡(jiǎn)化, 應(yīng)保持制樣場(chǎng)所清潔無(wú)污染, 確保樣品制備的質(zhì)量。

(3) 認(rèn)真填寫制樣記錄, 制備后正樣供測(cè)試用, 副樣保存供復(fù)測(cè)用。對(duì)于貴重樣品、仲裁檢驗(yàn)樣品和需返還用戶的樣品還應(yīng)記錄制備樣品和重量。

7.樣品的領(lǐng)用、返還

(1) 有關(guān)檢測(cè)人員憑“檢測(cè)樣品流轉(zhuǎn)單”到樣品庫(kù)登記領(lǐng)取樣品, 如樣品不符合檢測(cè)要求, 應(yīng)向業(yè)務(wù)辦公室負(fù)責(zé)人反映, 以便及時(shí)采取相應(yīng)處理措施。

(2) 測(cè)試用樣品一般應(yīng)摘去商標(biāo), 用樣品編號(hào)代替。

(3) 稱樣完畢, 應(yīng)及時(shí)將剩余的完好樣品退樣品庫(kù)保存。由樣品管理員做好返還樣品的驗(yàn)收、登記、入庫(kù)。對(duì)于貴重樣品、仲裁檢驗(yàn)的樣品和需返還用戶的樣品還應(yīng)記錄返還樣品的重量。

8.樣品的保存與處理

(1) 樣品保存期根據(jù)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的規(guī)定和樣品不同類型而異。如鮮樣等易腐爛變質(zhì)樣品保存期為半個(gè)月或樣品的自然保質(zhì)期等。

(2) 每半月清理1次過期樣品。由樣品管理員填寫“過期樣品清理審批單”, 報(bào)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施。

9.樣品資料的保存

檢驗(yàn)委托書、任務(wù)流轉(zhuǎn)單、樣品制備記錄、樣品登記記錄表、樣品管理臺(tái)賬及客戶提供的有關(guān)資料一律歸檔保存。

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